Um sistema sob medida atende a LGPD quando a proteção de dados entra no desenho desde o início: coletar só o necessário, limitar quem acessa cada informação, registrar quem fez o quê, definir por quanto tempo os dados ficam guardados e ter como responder aos pedidos dos titulares. Adaptar depois sai mais caro.
O que o sistema precisa ter
- Dados mínimos: cada campo pessoal tem um motivo para existir; o que não serve ao processo não é coletado.
- Acesso por perfil: cada pessoa vê apenas o que a função dela exige.
- Registro de ações: quem consultou, alterou ou exportou dados pessoais, e quando.
- Proteção dos dados: conexões criptografadas, senhas guardadas com segurança e cuidado redobrado com dados sensíveis, como saúde e biometria.
- Retenção definida: por quanto tempo cada dado fica guardado e o que acontece depois, como exclusão ou anonimização.
Os pedidos dos titulares
Clientes, funcionários e qualquer pessoa cujos dados estão no sistema podem pedir para saber quais dados a empresa tem, corrigir informações, receber uma cópia ou pedir a eliminação quando a lei permite. O sistema precisa encontrar todos os dados de uma pessoa e executar o pedido sem garimpo manual em várias telas.
Quem é responsável pelo quê
| Papel | Quem costuma ser | Responsabilidade principal |
|---|---|---|
| Controlador | A empresa dona do sistema | Decidir quais dados tratar, para quê e com qual base legal |
| Operador | Quem desenvolve, hospeda ou mantém, quando trata dados em nome da empresa | Tratar os dados só conforme as instruções do controlador, com segurança |
| Encarregado | Pessoa indicada pelo controlador | Ser o canal com os titulares e com a ANPD |
Esses papéis devem aparecer no contrato de desenvolvimento, junto com as regras de confidencialidade e de acesso aos dados.
Integrações e fornecedores
- Cada serviço que recebe dados pessoais, como e-mail, mensageria, pagamento ou inteligência artificial, entra no mapeamento.
- Dados enviados a provedores fora do Brasil exigem atenção às regras de transferência internacional.
- Ambientes de teste usam dados fictícios ou anonimizados, não a base real dos clientes.
Se acontecer um incidente
Um vazamento ou acesso indevido que possa causar risco ou dano relevante aos titulares precisa ser comunicado à ANPD e às pessoas afetadas, dentro do prazo que a regulamentação define. Os registros de acesso e o monitoramento do sistema são o que permite descobrir o que aconteceu e o alcance do problema.