Sistema pronto é a melhor escolha quando o processo é padrão e um produto de mercado já resolve. Sistema sob medida vale mais quando a operação tem regras próprias, depende de integrações ou quando o software faz parte do diferencial. Muitas empresas combinam os dois: mantêm o ERP pronto e constroem sob medida o que ele não cobre.
Comparação critério a critério
| Critério | Sistema pronto | Sistema sob medida |
|---|---|---|
| Aderência ao processo | A empresa se adapta ao sistema | O sistema segue o processo |
| Tempo até usar | Curto: configurar e treinar | Maior, mas com entregas por etapa |
| Integrações | As que o fornecedor oferece | As que a operação precisa |
| Evolução | No ritmo e na prioridade do fornecedor | No ritmo e na prioridade da empresa |
| Propriedade | Licença de uso | Sistema da empresa, conforme o contrato |
| Custo ao longo do tempo | Licença recorrente, em geral por usuário | Desenvolvimento e manutenção |
| Risco principal | Ficar preso a limites do produto | Escopo mal definido no início |
Sinais de que o sistema pronto já não atende
- A equipe mantém planilhas paralelas para fazer o que o sistema não faz.
- O mesmo dado é digitado em duas ou três ferramentas.
- Uma regra importante do negócio depende de alguém lembrar de fazer à mão.
- O custo das licenças cresce com a equipe, para funções de que pouca gente precisa.
- Pedidos de melhoria ao fornecedor ficam meses sem resposta.
Sinais de que o pronto ainda é a melhor escolha
- O processo é igual ao de muitas empresas do setor, como uma folha de pagamento comum.
- Existe um produto consolidado que cobre quase tudo, e o que falta é pouco.
- A empresa ainda está definindo como vai trabalhar.
O caminho híbrido
Em boa parte dos projetos a resposta não é trocar tudo. O ERP pronto continua cuidando do que faz bem, e o software sob medida cobre o que é específico, conversando com ele por integração. No case Gilli Basile, por exemplo, a plataforma lê os arquivos que os sistemas contábeis já geram e cria as análises que nenhum deles oferece.
Como decidir em cinco perguntas
- O processo que precisamos é igual ao de outras empresas ou é parte do nosso diferencial?
- Quanto tempo a equipe perde hoje contornando o sistema atual?
- Com quais ferramentas o sistema precisa conversar?
- Quantos usuários teremos em dois anos?
- Quem na empresa vai participar das decisões do projeto?
Se a resposta apontar para construir, o próximo passo é entender o que define o investimento e como escolher quem vai desenvolver.